Документирование бизнес-процессов

Д В целях повышения эффективности управленческой деятельности и улучшения исполнительской дисциплины в Федеральной службе исполнения наказаний далее - ФСИН России приказываю: Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке организации и осуществления контроля за исполнительской дисциплиной в Федеральной службе исполнения наказаний далее - Инструкция. Начальникам управлений ФСИН России по федеральным округам, территориальных органов ФСИН России, учреждений и организаций, непосредственно им подчиненным, образовательных и научно-исследовательских учреждений: Контроль за исполнением Приказа оставляю за собой. Директор, государственный советник юстиции 1 класса Ю. Методическое руководство по организации и осуществлению контроля за своевременным и полным выполнением структурными подразделениями ФСИН России документов и поручений обеспечивается Организационно-инспекторским управлением и Аппаратом директора.

Система контроля исполнения поручений и документов

Систем электронного документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности. При необходимости можно автоматизировать любой частный документооборот. Функции и эффективность ЭДО Набор необходимых функций ЭДО определяется задачами, стоящими перед автоматизацией документооборота в компании. Базовые функции ЭДО могут быть следующими: Эффективность использования электронного документооборота в организациях оценивается количественно и качественно.

ООО «Логика бизнеса «. Описание изменений в СЭД «Босс Референт 4J» Доработан отчет по контролю сроков исполнения контрольных документов основном интерфейсе при создании поручения; . У контролера-руководителя в АРМ на утверждение не выводится.

В реализована универсальная технология выдачи и выполнения поручений задач , включая осуществление оперативного мониторинга и контроля работы исполнителей. Поддерживается работа с резолюциями к документу, а также с независимыми поручениями. Поручения могут быть контрольными либо без контроля выполнения. Для неконтрольных типовой процесс работы включает этапы создания и выполнения, для контрольных к ним добавляется этап мониторинга и оценки качества исполнения контроля.

Для оценки качества работы с заданиями в предусмотрено наделение пользователя правами контролёра. При наличии контролёра вся информация, вводимая исполнителями в качестве отчетов, оперативно отображается на его рабочем месте. После получения требуемых отчетов он, оценив качество проделанной работы, принимает решение о снятии с контроля или отправке исполнителям на доработку.

Таким образом, на корпоративном портале будет вся необходимая информация как из СЭД, так и из проектных систем. Используя предварительно настроенные поисковые запросы, можно при планировании нового задания отследить количество вопросов, выполняемых каждым из подразделений или сотрудников, а также их приоритетность и срочность. Таким образом, для решения новой задачи будет выбран наиболее подходящий исполнитель.

Для нового назначаемого задания в число предусмотренных параметров будут включены крайний срок исполнения и приоритетность вопроса. Впоследствии каждое из них может быть разбито на подпункты со своими сроками. Механизм контроля за выполнением поручений позволяет отслеживать промежуточные отчеты и отправку напоминаний о приближающемся сроке исполнения. Регулярная подготовка отчетов по исполнению дает наглядное представление о том, какие показатели эффективности получились у сотрудников и подразделений.

Артемьев Игорь Юрьевичруководитель Федеральной антимонопольной службы: Мы ожидаем значительно больший результат: Соответственно, их конкуренция резко возрастёт. Это, конечно, абсолютно нетерпимо. Вы назвали такие впечатляющие цифры.

Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом вопрос и который осуществляет руководство его подготовкой для принятия главой Поручения Президента РФ и Правительства РФ - в срок, указанный в проверки и регулирования процесса исполнения, сигнала руководителю .

Контроль исполнения документов — организация работы Помещено в тему: Документооборот Один из важнейших этапов организации работы с документами — это проведение контроля исполнения документов. Чтобы способствовать повышению эффективности деятельности в целом, данную работу в той или иной форме необходимо проводить в любой организации. Кстати, контроль исполнения можно проводить только после прохождения этапа регистрации входящих документов.

Различают два основных направления проведения контроля: В данной статье будет рассмотрен порядок ведения работы по контролю за сроками исполнения документов, поскольку данное направление относится к сфере ответственности службы делопроизводства. В различных организациях эта служба может иметь различные наименования — управление делами, общий отдел, канцелярия и др. Основные этапы контрольной работы: Постановка на контроль документов В верхнем поле справа на документе проставляют отметку о контроле удобнее всего воспользоваться штампом, а также в эту отметку включить указание на конкретный срок исполнения.

Если документы имеют типовые сроки исполнения, то имеет смысл службе делопроизводства ставить такие документы на контроль уже в процессе регистрации и передавать на исполнение сразу непосредственно в структурные подразделения то есть минуя рассмотрение их руководством.

Пишем регламент: рекомендации по разработке

Системы контроля исполнения поручений - обзор Поток входящих документов теперь распределяется автоматически по видам, журналам регистрации и ответственным. Таким образом, решение исключает ручные операции на этом этапе. Регистрация документов также стала еще проще. Теперь, не открывая сам документ, делопроизводитель сверяет реквизиты в области предпросмотра РКК, при необходимости дозаполняет или корректирует их.

Контроль за исполнением документов разделяется на контроль по Секретарь руководителя должен ставить на контроль и устные поручения руководства. Если в процессе контроля выясняется, что документ не может быть быть поставлен не позднее одного дня до истечения контрольной даты.

Объясняются правила формулирования резолюции и исчисления сроков. Предложены формы документов, в т. На многих предприятиях России, в особенности на тех, которые пережили в последние годы быстрый рост, наблюдается одна и та же проблема: Обычно от такой проблемы страдают компании новые, тогда как те организации, которые имеют еще советское прошлое, а также администрации муниципальных, региональных и федеральных органов власти достаточно эффективно используют опыт директивного управления, особенно популярного в нашей стране до перестройки.

Эта статья ставит своей главной целью именно перенос опыта в области контроля исполнения поручений руководящих работников на современные компании. Практически любой вид управленческой деятельности организации связан с исполнением поручений ее руководства, поэтому контроль за исполнением поручений наладить важно. В отношении обращений граждан отметим следующее.

Формально процедура работы с ними идентична обработке входящей корреспонденции, однако сроки регламентируются действующим законодательством на федеральном уровне, что должны учитывать и руководитель, устанавливающий сроки исполнения, и исполнитель, призванный эти сроки соблюдать. Многие документы в процессе своего жизненного цикла могут быть поставлены на контроль. Задача таких пометок одна — обратить внимание на необходимость постановки на контроль поручений, данных в тексте документа либо в резолюции на нем в нашем примере на входящем письме проставлена резолюция с поручением Игнатовой Ю.

Создание эффективной системы контроля исполнения поручений

Процессы офисного документооборота куда входят служебная переписка, переписка с внешними организациями и физическими лицами, организационно-распорядительная документация, контроль исполнительской дисциплины относят к обеспечивающим процессам, но значимость процессов документооборота от этого не снижается. Именно документооборот, его правильная и оптимальная организация и эффективная автоматизация во многом определяют качество работы организации в целом.

Наряду с этим формировались бумажные реестры приема-передачи документов. Уполномоченные сотрудники были вынуждены работать в двух системах, внутренние документы регистрировались несколько раз, не было единой базы документов и поручений, что делало процессы работы с документами и исполнения поручений непрозрачными и плохо управляемыми. Получение необходимой информации, доступ к документам были сопряжены с трудозатратами и временными задержками, так как доступ к имеющимся автоматизированным системам был только у уполномоченных лиц Управления делами и секретарей структурных подразделений.

Эталонные бизнес-процессы и типы документов в СЭД AlmexECM для предприятий утверждения или исполнения документа, информацию о поручениях и дополнительном согласовании, контрольных сроках исполнения этапа и участников. Форум · Документация · Видеоуроки · Блоги · Идеи.

Главные функции руководителя любого уровня — мотивация, делегирование и контроль — напрямую связаны с контролем исполнения поручений Загруженность руководителя, обрастание окружающего пространства стикерами с напоминаниями что-то и кого-то проконтролировать, постоянное ожидание того, что сроки выполнения части работ могут быть сорваны, — постоянный стресс, который можно устранить, внедрив контроль поручений. Всю деятельность организации можно рассматривать как совокупность задач, исполняемых персоналом.

И главные функции руководителя любого уровня напрямую связаны с контролем исполнения поручений. Поручение — это одна из форм управленческого воздействия, а контроль поручений — способ организации обратной связи от объекта управления. Поэтому, по мнению Евгения Кочурова, ИТ-аналитика компании , контроль желателен везде, где нужна обратная связь.

Сложившийся стиль управления оказывает влияние на то, как реализуется обратная связь. Например, в проектном управлении часто подбирается оптимальная периодичность, с которой подготавливается отчетность по исполнению текущих задач проекта, достаточная для оперативного реагирования, но не слишком частая, — чтобы команда не теряла своей продуктивности в основных работах по проекту. В процессном подходе предпочитают явно указывать те точки бизнес-процесса, которые требуют контроля, а сам контроль становится одним из этапов процесса.

Он считает, что контроль исполнения поручений необходим каждому управленцу и напрямую связан с функцией делегирования. Задания, распоряжения руководства фиксируются отдельными документами. Задача, выполняемая в рамках функциональных обязанностей, определяется должностной инструкцией.

Как рассчитать показатель исполнительской дисциплины

В рамках проекта автоматизированы процессы работы с входящей, исходящей, организационно-распорядительной документацией, служебными записками, а также договорными документами. Особое внимание в ходе проекта было уделено формализации и оптимизации ключевых бизнес-процессов, созданию единого информационного пространства в рамках системы , обеспечивающего маршрутизацию и хранение электронных документов.

Специалисты Акелон совместно со специалистами нашего завода реализовали проект в оговоренные сроки. Предприятие обладает основными видами производств, необходимых для выпуска электронных и электромеханических узлов и изделий.

Первую группу контрольных операций выполняют руководители всех рангов, об исполнении документов и поручений контрольная группа направляет.

Контроль за исполнением документов 1. Контроль за исполнением документов и принятых решений — неотъемлемая функция управления, необходимый элемент организации управленческой деятельности и важная составная часть делопроизводственного процесса. Цель контроля — содействие своевременному и правильному исполнению решений, заданий и поручений руководства, обеспечение получения информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей. Контрольная деятельность предполагает, с одной стороны, контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов, а с другой — за соответствием формы создаваемых документов их содержанию и за своевременностью исполнения.

Первую группу контрольных операций выполняют руководители всех рангов, вторую — делопроизводственная служба учреждения с входящей в ее состав службой контроля исполнения. Основные задачи контрольной службы — контроль за сроками исполнения входящих, исходящих и внутренних документов и устных указаний руководства; обобщение данных, получаемых в результате контрольной деятельности, и доведение их до сведения руководства; разработка предложений по ускорению и совершенствованию документообращения, укреплению исполнительской дисциплины.

Важным условием эффективности контроля является его централизация. Контрольные операции следует сосредоточить в одном структурном подразделении либо у одного сотрудника. Контрольные функции должны быть изложены в Инструкции по делопроизводству; обязанности, права и ответственность, связанные с контрольной деятельностью, — в должностной инструкции. В учреждении в соответствии с действующими нормативными актами и указаниями составляется перечень документов, подлежащих контролю исполнения.

Наряду с документами директивных и вышестоящих органов и распорядительными документами самого учреждения в перечень включаются важные специфические документы, свойственные данной системе управления. Перечень разрабатывается делопроизводственной службой учреждения с участием юриста, включается в Инструкцию по делопроизводству или утверждается руководителем учреждения. Информация о результатах контроля исполнения должна поступать тем руководителям, которые устанавливают необходимость контроля документов и сроки их исполнения.

Это требование необходимо соблюдать независимо от места контрольной инстанции в структуре учреждения.

Приказ МВД РФ от 20.06.2012 № 615

Организация работы с документами Часть 3. Организация документооборота Контроль исполнения документов Контроль за исполнением документов и принятых решений — одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников. Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель организации или структурного подразделения или специально уполномоченные лица.

Описание бизнес-процессов нижнего уровня с использованием нотации. Процедура, Процесс собой отображение (образ) бизнес-процесса и его существенных . исполнения контрольных поручений Руководитель службы.

Это готовый процесс, модель которого определяет этапы работы Ролей с поручением: Интегрированная в систему Бизнес-студия позволяет настраивать Роли, права доступа и маршрут работы с поручением. Автор карточки — тот, кто создает карточку задания. Это может быть любой сотрудник, имеющий право на создание в системе контроля исполнения карточки персонального поручения.

Как правило, автором задания является руководитель или его секретарь-референт. Руководитель — тот, от чьего имени назначается поручение. Руководитель проверяет исполнение и может отправить поручение на доработку или подтвердить исполнение задания.

НЕФТЕГАЗОВАЯ ОТРАСЛЬ

Такой подход к управлению давно используется в России и многим знаком. И если Вы работали в российских министерствах, ведомствах или управляющих компаниях крупных федеральных холдингов, то скорее всего встречали данную систему на практике. Управление по поручениям предельно просто и легко в использовании, его можно сравнить с автоматом Калашникова, и именно за данную простоту систему управления по поручениям любят и применяют в России множество управленцев.

Вертикальное управление, построенное по функциональному принципу, при этом основной проблемой функциональной структуры является отсутствие ориентации на клиента и сложность проведения внутренних изменений в компании.

СЭД создается для упорядочения процесса работы с документами, подготовки и исполнения документов непосредственно авторами документов или учета контрольных поручений руководителей высшего звена. Сегодня практически все организации — и бизнес-структуры, и тем .

Она эффективно используется как в государственных, так и в коммерческих организациях, распределенных холдинговых и ведомственных структурах. Это и автоматизация работы канцелярии, и согласование, и контроль исполнения поручений, и многое другое. Благодаря тому, что система уже содержит каждую из этих функций, за них не нужно платить отдельно. Функциональные возможности Данный программный продукт предназначен для управления любыми типами документов предприятий и организаций различного профиля.

Организовать как четкое ведение всей внутренней документации предприятия, так и переписки со сторонними организациями приказы, распоряжения, служебные записки, переписка с подрядчиками и заказчиками, претензионная переписка и т. Автоматизировать ведение договорного делопроизводства ведение шаблонов договоров, регистрация договоров, дополнительных соглашений, актов и прочих договорных документов , планировать и контролировать работу сотрудников по договорным документам.

Обеспечить контроль исполнения поручений руководства устные поручения, поручения с планерок, протоколы совещаний и т.

Управление ресурсами и задачами

Мобильная версия системы электронного документооборота позволяет принимать решения по процессу в любое время и в любом месте, будь то командировка или встреча вне офиса. При помощи визуального конструктора возможно построить сложные фильтры документов, определить доступные и необходимые для отображения в таблицах представлений поля. Для каждого поля определяется источник данных и способ их отображения.

ОПИСАНИЕ НЕДОСТАТКОВ СУЩЕСТВУЮЩЕГО БИЗНЕС-ПРОЦЕССА . Исполнение требуемых действий с использованием форм исполнения; .. руководители создают поручения или утверждают проекты поручений для группы При выдаче контрольного поручения пользователю, указанному в.

Организационная структура организации в части распределения полномочий между членами Совета директоров Наблюдательного совета , коллегиального исполнительного органа, определения полномочий единоличного исполнительного органа, полномочий, подотчетности и ответственности всех подразделений организации, работников должна соответствовать характеру и масштабам проводимых операций.

Высшее руководство может делегировать часть функций в области внутреннего контроля руководителям и работникам соответствующих подразделений. Для этих целей организация может но не обязана создавать специализированное подразделение например, подразделение по внутреннему контролю , в задачи которого может входить: Внутренний аудит играет важную роль в мониторинге системы внутреннего контроля, однако, не несет ответственности за построение СВК или поддержание ее эффективности.

Как правило, подразделение внутреннего аудита административно подчиняется руководству организации, а функционально — Комитету по аудиту Совета директоров. При этом подразделения внутреннего аудита и внутреннего контроля рекомендуется организационно разделять. В процессе построения системы внутреннего контроля внутренний аудит может участвовать в части консультанта для высшего руководства, которое принимает окончательное решение о дизайне бизнес-процессов и контрольных процедур, а также проводить тестирование контрольных процедур по результатам внедрения.

Чек лист. Методы контроля исполнения бизнес-процессов